Dans sa volonté de “verticaliser” son offre, Alfresco a lancé il y a quelques temps maintenant une nouvelle solution dédiée au Case Management : Alfresco Workdesk. Avant d’aller plus loin dans l’exploration de ce produit, définissons tout d’abord ce qu’est le Case Management. Il regroupe plusieurs notions :

• La gestion de dossiers, c’est à dire la gestion d’un ensemble de documents hétérogènes liés les uns aux autres;
• La notion de répétition : il implique des processus métiers et business connus et répétés au sein de l’entreprise. Cela inclut donc une bonne partie de workflows;
• Le développement rapide d’applications par du paramétrage avancé plutôt que par du développement;
• Une couche de collaboration où des acteurs de profils différents travaillent sur le même ensemble documentaire  pour le faire évoluer.

En une phrase, il s’agit d’avoir le bon contenu, à la bonne personne, au  bon moment, au bon endroit. Typiquement, cela peut traiter des applications de demandes de prêts, de contrats, de gestion des factures…

What’s new ? 

C’est donc dans cet esprit qu’est né Alfresco Workdesk, en poussant notamment des fonctionnalités non exploitées dans Alfresco Share :

• La gestion des rôles plutôt que des permissions par groupe, individu et site
• La notion de dossiers virtuels, exploitée à 100% dans ce genre de cas, et qui a fait le succès des premiers éditeurs de GED.
• L’accès à une console de configuration permettant de paramétrer l’application sans créer une ligne de code, contrairement à Alfresco Share qui demanderait des développements non négligeables pour arriver aux mêmes fins

• Customisation de l’interface utilisateur (organisation de l’écran et des onglets)
• Paramétrage des actions par le clic droit
• Gestion du clipboard
• Personnalisation des colonnes d’affichage
• Paramétrage et gestion du comportement des fenêtres de création et d’édition de contenus (gestion des listes de valeurs, actualisation du formulaire suivant les valeurs remplies, valeurs calculées)
• Gestion des modèles de documents
• Recherches paramétrées et sauvegardées
• Import en masse
• Edition en ligne de métadonnées
• Intégration avancée de la messagerie : archivage de mails, extraction de pièces jointes…

Il existe beaucoup d’applications verticales, mais le gros avantage d’Alfresco est de se baser sur son socle GED très performant, et donc d’avoir une nouvelle “brique” à ajouter sur une couche existante plutôt qu’une nouvelle application à intégrer dans un système d’information déjà bien fourni : on élimine les silos d’information.

Offres disponibles

Alfresco propose trois possibilités d’accès à Workdesk :

• L’application Web
• Une application mobile iOS dédiée
• Office Workdesk (compatible avec l’ensemble des versions Windows et Office. Attention cependant à la version 2013 qui provoque des comportements indésirables sur l’édition en ligne d’Alfresco par exemple)

Premières impressions 

Une révolution… pour Alfresco !

Le case management n’est pas une chose récente de l’ECM . C’est d’ailleurs ce qui a permis de justifier l’implantation de système de GED dans l’industrie pharmaceutique et qui a fait le succès de solutions propriétaires telles que Documentum, sur la gestion de la mise sur le marché de médicaments par exemple. Historiquement, Alfresco s’est toujours positionné sur une vision très transversale, mais la mise à disposition d’Alfresco Workdesk confirme le nouveau virage pris par Alfresco qui attaque donc de manière frontale les éditeurs historiques. Les premiers retours de projets outre-Atlantique sont très encourageants, mais la concurrence est assez rude avec par exemple le produit D2 d’EMC Documentum qui place la barre déjà très haut.

Le paramétrage : une évidence

Tant qu’il y aura de l’informatique, il y aura des développeurs. Cependant, les entreprises souhaitent pouvoir réaliser des choses “simples” sans avoir à appeler un développeur (ou une société externe) : création d’un type de document, d’un workflow, d’une structure de dossiers automatiques, formulaires de saisies etc. Sur ce point, Alfresco doit rattraper son retard sur le reste de la concurrence : Nuxeo Studio en est une très belle illustration. Il sera par exemple très intéressant de voir comment se marie le paramétrage réalisé sur Workdesk avec la configuration existante sur la partie serveur (quelle modification à quel endroit?) et de voir le niveau de paramétrage possible

Une application mobile de plus

Il aurait été intéressant de mutualiser l’application mobile existante avec Workdesk plutôt que de développer une nouvelle application mobile. Cela implique qu’une personne travaillant sur mobile utilisera désormais deux applications différentes pour accéder au même fond documentaire.