La mobilité dans le monde la gestion documentaire

Les solutions de gestion documentaire connaissent ces dernières années un véritable essor (taux de croissance de 11,4% d’ici 2015 prévu par l’institut Gartner). Bénéficiant d’une position centrale et transverse aux organisations, elles suivent également les utilisateurs sur la démocratisation de la mobilité, que ce soit par tablettes numériques (iPad entre autre) ou par téléphones mobiles (smatphones basés sur iOS ou Android). Voici quelques données illustratives:

• La moitié des téléphones portables sont des smartphones
• La vente de tablettes vont atteindre un volume de 208 millions d’unités en 2014
• 30% des grandes entreprises anticipent un support global en 2015

Dans un premier temps, les premières solutions offertes furent clairement réalisées pour répondre à une demande immédiate. Ceci a abouti à des résultats quelque peu décevant, donnant:

• Une interface pauvre en terme d’IHM
• Peu de fonctionnalités disponibles (son rôle se contentant en général d’être un explorateur de repository)
• Une application contenant un certain nombre de bugs

Après une première phase de précipitation, les éditeurs proposent maintenant des solutions plus élaborées et performantes. Une des explications logiques a été l’adoption des techniques de développement nouvelles liées à cette thématique.

Avant toute chose, posons-nous la question de la pertinence des solutions mobiles GED. Suivent-elles finalement un phénomène de mode ou répondent-elles à des réels besoins utilisateurs avec une rentabilité chiffrable? Deux cas de figure peuvent être identifiés :

1. Des cas où la mobilité répond à des cas d’utilisation précis et bien identifiés, se justifiant notamment par la possibilité d’embarquer un dispositif informatique connecté au réseau d’entreprise, accessible là où les ordinateurs portables et ordinateurs fixes ne peuvent être présents. Ce sont donc majoritairement des activités liés au terrain, hors de bureaux, où les acteurs se déplacent fréquemment.
2. Des cas où c’est la technologie qui a poussé les acteurs vers de nouveaux usages, dont on avait initialement pas pris compte. La logique s’inverse donc. Ce n’est plus la technologie qui aide l’homme sur un besoin (cas précédent), mais l’homme qui crée des besoins ou des usages par la technologie.

On peut donner quelques exemples de cas concrets :

• Des chauffeurs de livraison utilisent un Blackberry muni d’un lecteur de code barre (Gain de 50% sur la maintenance)
• Mise à disposition d’iPad dans un avion pour avoir un retour de satisfaction client à bord
• Consultation de l’état des stocks en “live” par un gérant de magasin via tablettes
• Outil Marketing pour la présentation de produits de manière ludique
• Navigation dans une structure de vente e-commerce afin de bénéficier d’une force de vente supplémentaire

Ces derniers jours, nous nous sommes penché sur les solutions mobiles GED, et notamment Alfresco Mobile et Documentum for Mobile. Côté Alfresco, les solutions proposées ne se tournent que vers les possesseurs d’iPad et d’iPhone (Version Android en milieu d’année). La solution est stable et assez intuitive. A l’usage, on se rend compte que les principales fonctionnalités de l’application sont:

• La contribution : depuis un document existant, créé depuis QuickOffice, ou une vidéo/photo prise sur l’instant
• La diffusion vers des canaux orientés Web 2.0 tel que Youtube, Linkedin, Flickr…

Son usage est adapté pour une utilisation “basique” du potentiel d’un outil de gestion documentaire comme Alfresco. En effet, l’application iPad / iPhone n’est pas faite pour faire des réglages poussés, et le gros du travail est toujours à réaliser sur l’interface Alfresco Share. L’application est cependant customisable suivant vos besoins, Alfresco mettant à disposition les sources. La bonne nouvelle est que la publication d’un SDK pour le développement mobile est dans les cartons dans le courant de cette année, donc restez en veille.

Coté Documentum, même si nous n’avons pu accéder qu’à une vidéo, force est de constater que l’application offre bien plus de fonctionnalités “out-of-the-box”, avec en particulier le traitement des types de document, avec métadonnées associés. La partie de gestion des workflows parait bien avancé, et pouvant potentiellement répondre à la majorité des scénarios de workflows documentaires présents en entreprise.