Agilité – Les rituels en SCRUM

Au début d’un projet ou lors de la mise en place des rituels Agile, l’équipe projet doit notamment se concentrer sur la forme du rituel, respecter un cadre précis. Tous les membres de l’équipe doivent respecter les règles mises en place et la présence des acteurs aux rituels est obligatoire.

Ces rituels ne sont pas une perte de temps, les objectifs des rituels doivent être compris par tous et un climat de confiance doit être instauré afin que tous les membres soient à l’aise pour exprimer leurs ressentis sans craindre d’être critiqué ou jugé par les autres.

Nous allons aborder ici et préciser les objectifs, les prérequis et le déroulement de chaque cérémonie qui anime un sprint.

La réunion quotidienne ou “daily”

Appelées aussi Standup ou Scrum Meeting, ces réunions quotidiennes doivent être déroulées debout, à heures fixes et sur un temps court (maximum 30 minutes). Concrètement, ces réunions doivent permettre à l’équipe d’attendre ses objectifs et de tenir ses engagements.

Chaque membre de l’équipe s’exprime à tour de rôle. Ainsi, il précise ce qu’il a déjà fait, est en train de faire et doit aussi évoquer ses éventuels points bloquants ou irritants. Il faut identifier rapidement les obstacles qui nuisent à l’avancement de l’équipe et du projet et solliciter rapidement (après le rituel) la personne qui pourrait aider à lever ce point de blocage.

Le Scrum Master tient le rôle de facilitateur, mais tous les membres de l’équipe font vivre la réunion.

Cette réunion est la base de toute agilité au sein d’un projet.

Quelques astuces pour l’organisation d’un bon Scrum Meeting ?

• Respectez le temps de la réunion (heures fixes), si besoin chronométrez-la !
• Utiliser un management visuel de type Kanban ou Scrum board afin de visualiser les tâches du projet et leurs progressions
• Veillez à la concentration de tous les acteurs (pas de pollution extérieure : mails, SMS…), faire les réunions debout permet également d’accroitre le niveau de concentration afin que les réunions soient courtes.
• Préparer les réunions à l’avance

La réunion du sprint planning

Le sprint planning impliquent l’ensemble de l’équipe : Scrum Master, Product Owner, développeurs mais aussi les testeurs. Généralement, ce rituel s’organise entre la fin d’un sprint et le début de l’itération suivante. Le PO présente les différentes User Stories qu’il a priorisées. Toutes les US embarquées dans le sprint seront regroupées dans le sprint backlog. Cette réunion ne doit pas durer plus de 2 heures.

Cette réunion doit permettre :

• D’avoir une vision claire des tâches à réaliser.
• De s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent le besoin exprimé dans l’US, le contexte et les règles métiers.
• De s’assurer que la story a des critères d’acceptations correctement définis.
• D’évaluer le coût de développement et de test de chaque story (cette estimation des US peut être faite en dehors du sprint planning à travers l’organisation d’un poker planning).
• Favoriser la collaboration entre les membres de l’équipe.
• Apporter une vision différente grâce aux différents profils présents dans la réunion.
• Estimer et analyser la vélocité de l’équipe

Ainsi, à la suite de la réunion, l’équipe possède :

• Des US chiffrées avec des engagements des acteurs du projet.
• Des US détaillées, comprises et découpées en tâches pour le sprint courant.
• Un engagement de l’équipe sur les tâches à réaliser.

Vous voulez quelques astuces pour un bon sprint planning ?

• Rappeler, en début de réunion, le but de la cérémonie et les responsabilités de chacun.
• Respecter bien le temps alloué à la réunion et à chaque étape de ce rituel. Si vous débordez régulièrement, fixer une limite de temps par item
• Nommer un « time keeper » pour faciliter la gestion du temps : il devra rappeler régulièrement le temps et les éventuels dépassements.
• Recadrer les débats si les participants partent sur des problèmes techniques détaillés liés à une US
• Changer régulièrement de facilitateur afin de s’assurer de l’implication de tous

La rétrospective du sprint

Ce rituel, aussi appelé « rétro », permet de partager le ressenti, de tous les acteurs du projet, sur le déroulement du sprint. Celui-ci se déroule environ tous les 15 jours sur une plage d’1h-1h30.

Généralement, une rétrospective de sprint doit avoir lieu à chaque fin de sprint. Ainsi, cela doit permettre d’analyser les pratiques et constater les réussites et les améliorations éventuelles.

La présence de toute l’équipe ayant participé au sprint est nécessaire. Un tour de table est lancé et chaque membre s’exprime à tour de rôle sur ce :

• Qui a fonctionné
• Qui n’a pas fonctionné
• Que nous pouvons éventuellement améliorer.

Bien sûr, les participants doivent se concentrer uniquement sur le sprint qui vient de se terminer et non pas sur les sprints précédents ou sur les prochains sprints !

Enfin, il est important de capitaliser sur les réussites de l’équipe et échanger autour des irritants afin de réajuster les pratiques. Des axes d’améliorations sont ainsi listés et seront revus au début de la prochaine rétrospective. Un plan d’action est mis en place pour traiter les irritants afin qu’ils ne se reproduisent plus.

Quelques clés d’une rétro vraiment réussie ?

• L’animateur doit recentrer la réunion si besoin (débats hors-sujets ou trop longs)
• Interdire l’usage des téléphones portables et PC, source de manque d’implication des acteurs
• Ne tentez pas de résoudre trop d’irritants durant la réunion, choisissez-en seulement quelques-uns pour le prochain sprint

Le planning poker

C’est une méthode d’estimation de l’effort de développement. Les User Stories sont estimées à travers un système de points qui reflète leurs complexités.

Idéalement, chaque participant aura un jeu de cartes dans la main afin de ne pas influencer les autres lors de l’estimation : tous les membres posent la carte en même temps. Les nombres sur les cartes sont basés sur la suite de Fibonacci : chaque nombre est la somme des deux entiers qui le précédent.

L’unité de mesure est donc le point et non le jour-homme.

Ce rituel permet à tous de s’exprimer librement et favorise les échanges entre tous les membres de l’équipe ayant des profils différents.

Concrètement, comment ça marche ?

1. Explications de l’US : Tout d’abord, le Scrum Master liste l’ensemble des fonctionnalités sélectionnées pour le sprint. Puis, pour chaque US, celui-ci l’explique en détail.
2. Questions / réponses : Des questions peuvent ensuite être posées par chacun des membres présents lors du planning poker afin de lever toute ambiguïté.
3. Estimation individuelle : Chaque membre choisit ensuite, dans son jeu de cartes, la carte qui correspond le mieux à son estimation de la complexité et difficulté de l’US, sans divulguer sa propre carte aux autres afin de ne pas influencer. Toutes les cartes sont retournées en même temps au signal du facilitateur.
4. Estimation collective : Si les estimations de chacun sont proches, un accord sera vite trouvé ! Mais si les écarts entre les estimations sont importants, les membres ayant fait les estimations les plus éloignées sont invités à prendre la parole et à exposer leurs points de vue. Puis, on répète le processus d’estimation : les membres doivent voter de nouveau tant qu’un consensus n’est pas trouvé.
5. Vérification en rapport avec la vélocité : A la fin du planning poker, le Scrum Master note l’estimation collective de chaque fonctionnalité en nombre de points. Afin de déterminer les fonctionnalités pouvant être embarquées dans le prochain sprint, la vélocité de l’équipe de développement est prise en compte. Le nombre total de points des cartes à développer ne peut être supérieure à la vélocité de l’équipe.

Quels avantages au planning poker ?

• Tout le monde s’exprime, apporte son expérience.
• Développe la collaboration entre les membres de l’équipe
• Faciliter l’estimation collective de l’effort à fournir pour une US
• Répartition équitable du travail entre chacun

Pour conclure…

Les rituels en Scrum ne sont pas facultatifs ! Bien sûr, la simple organisation de ces cérémonies ne va pas créer de miracles, il faut respecter la forme, mais il faut aussi et surtout se concentrer sur le fond de chaque cérémonie. Il faut comprendre le sens de chaque cérémonie pour apporter une vraie valeur ajoutée au projet.

Enfin, si vous pensez que le télétravail peut freiner l’organisation de vos cérémonies, sachez qu’il existe de nombreux outils vous permettant de partager des documents, de collaborer de manière visuelle sur un tableau blanc ou de gérer vos boards à distance ! Pour le “daily“, des outils de visioconférence tels que Teams, Google Chat ou Zoom vous offriront de nombreuses possibilités. Pour préparer votre sprint planning, nous vous conseillons l’utilisation de logiciels spécialisés tels que Trello ou Jira. Pour la “rétro“, Klaxoon, Miro ou Metro Retro sont quelques outils sur lesquels vous pourrez recueillir les retours de vos collaborateurs !