Photo par Charles Deluvio sur Unsplash
En tant que jeune UX designeuse, mon expérience dans ce métier s’était jusqu’ici déroulée de manière plutôt classique ; briefs client, réunions de cadrage de la prestation, préparation des ateliers avec le matériel classique (kraft, scotch, post-its, gommettes et tutti quanti !), animation et facilitation d’ateliers en présentiel… MAIS ! Vint se greffer une page noire dans cette histoire, l’arrivée d’une pandémie… Bouleversant la vie personnelle comme professionnelle de tout un chacun. Comment, maintenant que je suis cloitrée chez moi, continuer mon travail, et ce en conservant la qualité du rendu souhaité ? Quels outils m’ont aidé à préparer les ateliers ? Quels problèmes ai-je rencontrés et comment j’ai réussi à les affronter ?
Facile pour un UX designer me direz-vous ? Aujourd’hui, nous sommes équipés d’écrans de toutes tailles, de whiteboards en ligne très performants, d’outils de communication couteaux suisse où l’on peut même choisir l’arrière-plan se trouvant derrière notre tête ! Ce à quoi je répondrais, OUI, c’est vrai, toutes ces technologies ont belles et bien été la meilleure solution face à cette situation. Alors j’aimerais vous partager la manière dont j’ai vécu mes premiers ateliers à distance.
Préparatifs J-5 : outils, activités, timing & répartition des rôles…
C’est parti pour la préparation de l’atelier, j’ai carte blanche, je fonce :
- Zoom sera parfait comme outil de visioconférence, tout le monde peut se voir, converser en groupe ou individuellement et BONUS : je peux même créer des groupes de travail. Comment ? Qu’ouïs-je ? On me dit dans l’oreillette que cet outil ne peut être utilisé par le client : Teams nous est imposé. Ô rage, ô désespoir ! Ne nous laissons pas abattre, nous ferons avec les moyens du bord et limiterons les travaux de groupe.
- Pour les activités, le whiteboard en ligne Miro sera mon allié. Quels jeux d’enfants ces outils… Un vrai bonheur à utiliser ; on fait, refait, défait ses boards d’activités en 3 clics ! Plus besoin de supports physiques, de canvas à dessiner et préparer au marqueur, si l’on se trompe, plus besoin de froisser du papier, top !
- Accompagnée de mon collègue (coucou Jérémie !), nous faisons chauffer notre matière grise pour trouver les activités adaptées à notre client et à nos outils : préparation d’un bac à sable où les participants peuvent prendre connaissance des fonctionnalités basiques du whiteboard en ligne, petit ice breaker pour détendre l’atmosphère, diverses activités de clarification et définition des besoins et une pincée de travaux de groupe.
- And last but not least, le timing et la répartition des rôles… Et oui, car le nombre de paramètres inconnus augmente par rapport au présentiel :
- Soucis techniques (caméra, micro, partage d’écran…) et autres problèmes liés à une mauvaise connexion.
- L’inscription aux outils en ligne type whiteboard ou visioconférence qui peut demander du temps si non effectué en amont de l’atelier par le participant.
- L’utilisation du whiteboard, selon la maturité digitale des participants, le temps de prise en main peut être plus long et causer des frustrations.
- Difficultés à faire de la communication en one to one avec les participants.
Afin de limiter les risques précités, un email d’information a été envoyé à chaque participant afin de les mettre dans le bain de l’atelier avant même qu’il commence. Egalement, nous serons deux pour animer cette session : l’un qui anime, l’autre qui assiste et peut aider rapidement en cas de problème technique.
Les 5 jours sont écoulés, nous sommes fins prêts pour cet atelier !
Jour J : Que la fête commence !
C’est le jour J, le premier atelier démarre, tout est prêt, le whiteboard est pimpant, mes collègues Jérémie et Hélène aussi (jetons nous des fleurs !). On démarre l’atelier avec un icebreaker qui permet aux participants de se familiariser avec les fonctionnalités de base du whiteboard en ligne. Le groupe est très énergique, et nous donne parfois même du fil à retordre pour canaliser l’atelier et le timing !
Je ne vais pas vous faire le récit de l’atelier, mais plutôt vous lister les événements marquants que j’ai pu remarquer :
- En tant qu’UX nous prévoyons des activités précises et une manière de les appliquer précise. Malgré les explications, on voit que le groupe travaille à sa manière, celle qui lui convient et qu’il trouve plus aisé que les consigne que nous avons pu définir. Par exemple, lors de cet atelier, 2 activités devaient se faire en petits groupes de travail. Lors du deuxième les participants ont souhaité de ne pas se dispatcher, mais de travailler ensemble car ils se sentaient plus efficaces. Il est donc intéressant de se pencher sur l’énergie du groupe et ses préférences pour adapter les activités proposées au prochain atelier.
Comprendre l’énergie du groupe pour mieux s’adapter à leur mode de travail.
- Le rôle d’animer un atelier comporte quelques similarités avec le rôle d’un professeur, on doit canaliser le groupe, lui faire atteindre le but défini dans le programme. Et, à distance, il est parfois difficile d’identifier celui ou celle qui est discret mais mériterait d’être entendu, le suivant qui fait le clown et fait rire ses camarades, ou bien la personne qui souhaite leader voire imposer son point de vue. Sans ce contact humain, il est ardu de repérer ou canaliser les personnes individuellement. Par exemple, lors de ce premier atelier nous avons eu affaire à une personne qui prenait beaucoup la parole, lançait des blagues, et donc déstabilisait parfois la dynamique de travail. Nous avons dû modifier en live certaines activités : plutôt que de laisser les participants s’exprimer “en même temps”, nous avons rééquilibré la donne en les nommant un à un pour qu’ils interviennent tous de manière équitable.
Canaliser les participants et improviser lorsque cela devient nécessaire.
- La communication au sein de l’équipe animatrice est impactée également. Lorsque l’on doit s’adapter, improviser ou modifier une activité dans le feu de l’action, il faut être rapide et savoir qui fait quoi et comment, et ce, sans pouvoir se parler de vive voix.
Bien communiquer et préparer l’atelier en amont avec ses coéquipiers pour travailler en toute confiance.
Conclusion après plusieurs expériences d’ateliers en ligne
Mon entreprise préférant assurer la sécurité de ses employés et de ses clients face au COVID19, le travail s’est poursuivi à distance jusqu’à aujourd’hui. Quelques expériences supplémentaires sont ainsi venues s’ajouter à la liste des collaborations en ligne ! Des clients différents, des problématiques variées, des groupes a plus ou moins forte cohésion et participation. Finalement, ce qui ne change pas du présentiel, c’est l’unicité de chaque expérience.
La préparation des ateliers en ligne reste finalement assez similaire pour chaque client du fait des interactions limitées et des outils en ligne existants. Ce qui est unique à chaque fois, c’est l’énergie du groupe de participants ; se connaissent-ils ? Sont-ils soudés et proches ? Ou au contraire ont-ils des terrains de mésentente ? Sont-ils très actifs ou plutôt spectateurs ? Quelle est leur maturité digitale ?
Selon mes différentes expériences, c’est ce qui a été le plus aléatoire et challengeant à gérer. En face à face, il est bien plus simple de cadrer un groupe, d’expliquer une activité, de donner des exemples, d’improviser. En ligne, cela réduit drastiquement les interactions humaines et donc la gestion du groupe et des individus. Le dialogue est moins fluide car il peut être facilement interrompu, les explications peuvent paraître moins claires et demandent plus de temps et de pédagogie, lorsqu’une situation requiert un peu d’autorité elle est bien plus difficile à affirmer…
Globalement, j’ai adoré préparer les ateliers avec les outils en ligne, en plus d’être plus pratiques que des moyens physiques, ils permettent d’être plus libres et créatifs sur les activités. Le côté challengeant m’a beaucoup motivée : trouver des solutions pour transformer des activités présentielles en activités à distance, varier les procédés de travail pour éviter l’ennui des participants… Bref, de belles expériences avec ces différents clients qui m’ont permis d’apprendre à gérer mes ateliers d’une autre façon.
Et vous, si vous avez réalisé des ateliers à distance, comment l’avez-vous vécu ?
