INEAT Conseil au Alfresco Partner Roadshow 2014

En quelques mots

Ineat Conseil, partenaire Gold d’Alfresc0o, a participé le Jeudi 12 Juin au séminaire « Alfresco Partner Roadshow ». Cet événement, initialement réservé à un public orienté Business, s’est également adressé aux développeurs et aux administrateurs de cette solution. La journée s’est scindée en deux sessions, l’une dédiées à Alfresco, sa vision et sa stratégie, et une autre faisant un focus sur les évolutions fonctionnelles et technique du produit. Nous ne détaillerons dans ce post uniquement la seconde session. En avant !

Présentation de la tant attendue Roadmap Alfresco 

Michael Harlaut (Solution Engineers Director, West Europe) nous a enfin détaillé la nouvelle roadmap d’Alfresco. Avant de rentrer dans les détails de cette présentation, nous pourrons résumer ce que tout le monde a pressenti depuis bientôt 2 ans : un renforcement au passage à la version payante Enterprise (complétée par des modules/services en plus du support classique) mais aussi et surtout la mise en avant de l’offre Cloud comme arme fatale d’Alfresco pour titiller les autres géants du marché que sont Sharepoint, FileNet, OpenText.

Alfresco 5 arrive avec le plein de nouveautés !

Alfresco a annoncé la sortie cette année d’Alfresco 5 ! En voici les principales nouveautés :

• Le cloud : Toutes les nouvelles fonctionnalités seront d’abord disponibles dans la version Cloud avant son apparition sur la version On-Premise.

• Live Search : Déjà disponible sur la version Cloud, cette fonctionnalité est une grande révolution des services de recherche, elle englobe les modules suivants :
  • Recherche Dynamique (Auto-suggestion des termes) : Permet d’avoir des propositions d’éléments (documents, dossiers, articles de wiki / discussion / blog …) suite aux termes saisis dans la barre de recherche. On va enfin pouvoir “faire du Google” dans Alfresco.
  • La recherche par facette : Attendue depuis l’année dernière, elle permet d’avoir un panel de filtrages très avancés en proposant des facettes très intuitives. D’ailleurs, une console d’administration permettra d’organiser les facettes selon les métadonnées déployées dans la base. A noter que même les métadonnées spécifiques seront prises en compte.
  • Recherche sauvegardée : Une fonctionnalité déjà apparue depuis les versions 4.2. Elle permet de sauvegarder les recherches souhaitées par l’utilisateur. Ce qui pourrait être un gain de temps pour les utilisateurs finaux dans certains cas.
  • Contextualisation : Encore une amélioration de plus, que les amoureux de la GED adopteront rapidement. En effet, depuis l’interface de recherche, Alfresco serait en mesure de proposer/suggérer des éléments (documents, dossiers, blogs …) en fonction du contexte et de l’utilisateur.

• La prévisualisation: La prévisualisation va aussi connaître son heure de gloire en se passant enfin de Flash. Il sera également possible de faire des sélections (copier/coller …) dans une page, de naviguer via des miniatures (comme les slides dans un fichier PowerPoint).

• Quick Share/Partage : Disponible depuis la version 4.2, le service Quick Share de partage de documents pour des utilisateurs internes/externes a aussi été affecté par cette vague de révolutions. Ainsi il sera possible, lors du partage, de gérer les permissions (en y ajoutant des mots de passe, la date d’expiration du partage…). Bonus : Quick Share serait compatible avec tous les types de documents.

Des nouveaux modules pour améliorer l’intégration avec le poste de travail

Alfresco a confirmé la sortie de nouveaux connecteurs afin d’améliorer l’expérience utilisateur, surtout pour les possesseurs de postes Windows équipés avec la suite Office !

• Alfresco Outlook client : Une nouvelle fonctionnalité de plus qui va sans doute connaître un succès sans appel. Elle se présente sous forme d’un module complémentaire à Alfresco One (coût supplémentaire, il faudra s’y habituer). Ce module offre plusieurs options comme la possibilité de faire des drag and drop depuis votre client de messagerie, de créer des règles de contenus directement dans le client de messagerie (par exemple tous les mails de communication@ineat-conseil.fr seront archivés dans un répertoire Outlook “/INEAT Conseil/Communication” directement depuis votre client de messagerie).

• Office intégration: L’amélioration de l’intégration Outlook via module Sharepoint Protocol est l’une des demandes fortes des utilisateurs. Ce module n’a pas évolué depuis sa sortie, mais Alfresco 5 vient avec son lot d’amélioration :
  • La possibilité de gérer les métadonnées depuis Office (modifier le nom, titre, description …)
  • Le démarrage de workflows depuis Office.
  • Qu’en est-il pour Office 365 ? Question en cours d’études par l’équipe d’Alfresco.

• Media Management (DAM) Bientôt nous pourrons facilement dire « Oui, Alfresco propose une solution DAM spécifique”, car le module Media Management (qui a connu un changement radical et apprécié depuis la version 4.2) va de nouveau nous proposer des services de conversion, de transformation documentaire, un lecteur vidéo amélioré (avec la possibilité d’envoyer une portion de vidéo), de retouche de média (modification de la taille d’une photo …), d’extraction de métadonnées….

• Desktop Sync Après son lancement depuis environs 2 ans, le module Desktop Sync (permettant de travailler directement depuis son navigateur de fichiers, en mode hors connexion) fait son retour après son (très) long passage au laboratoire d’Alfresco. Ainsi un travail considérable a été réalisé du coté serveur et aussi sur la gestion des conflits. Seul problème: ce module sera également payant (alors que c’est un projet initié par un intégrateur et proposé au départ comme un addon gratuit).

Le Projet Sparta : Le Cloud paramétrable d’Alfresco

Depuis la mise en service d’Alfresco Cloud, le gros point noir réside dans l’impossibilité de réaliser de développements spécifiques sur une instance Cloud. Le projet Sparta permettra d’apporter une solution. Sparta est une plateforme permettant de construire des applications documentaires et des process dans le Cloud. Michael nous a présenté quelques exemples dont « Contract Management » qui sera mis à disposition rapidement. D’autres projets orientés vers des secteurs d’activités spécifiques (Banque, assurances, pharmaceutiques…) seront disponibles dans Sparta. En résumé, nous dirons que Sparta est sans doute un produit innovant. Cependant, quelle sera sa place parmi tous les modules payants ? Va-t-il connaitre les mêmes difficultés qu’Alfresco Workdesk, qui a du mal à décoller surtout en Europe alors que Sparta va sans doute proposer des fonctionnalités similaires sur le Cloud.

Focus Activiti : on passe la vitesse supérieure !

L’objectif d’Alfresco sur Activiti est bien claire : En faire une suite BPM complète, rapide à mettre en oeuvre et accessible. Dans la continuité des évolutions attendues autour d’Activiti, il faudra retenir qu’Activiti reste bien évidement le moteur de workflows par défaut d’Alfresco avec Activiti Engine. La grande nouveauté réside dans Activiti Editor. Ce module, complémentaire et payant,va faire du bruit car il sera enfin possible de déployer un workflow via des interfaces graphiques, sans un ligne de code ! Evidement, cela ne s’applique qu’à des cas simples, mais on peut imaginer que les utilisateurs finaux seront en capacité de réaliser leurs propres workflows directement depuis une interface Web. Le design des process pourra être pré-configuré et mis à disposition Pour plus d’informations, rendez-vous sur https://activiti.alfresco.com.

Le reste des news, en vrac

• Mobilité : La version IOS s’appuie désormais sur le SDK d’Alfresco (c’était anciennement une application 100% custom). Elle embarque des fonctionnalités de gestion de parcs mobile. A partir de Septembre, les versions iOS et Android proposeront les mêmes fonctionnalités.

• Alfresco Support Tools : un outil pratique pour les développeurs/administrateurs qui pourront modifier, surveiller les erreurs, les logs, l’évolution des charges CPU …

• Mise à disposition des modules Server Mail (pour interagir avec un client messagerie) et Content Sign (Signature Electronique des documents)

• Reporting et Analyse : ENFIN ! Alfresco embarquera avec lui un moteur de reporting (le nom n’a pas été dévoilé), d’analyse des tendances (qui a lu quoi, combien de temps moyen pour le traitement d’un type de workflow …).

• Outil de modélisation des métadonnées : Déjà annoncé l’année dernière, comme la recherche par facette, la console d’administration des modèles de données sera disponible sur la prochaine version

• Chiffrement : Un mini-changement qui a de l’importance pour les administrateurs, il permet de chiffrer les contenus stockés en base (FileSystem).

• Une plateforme de démo PowerBundle, qui permettra aux partenaires d’avoir une plateforme Alfresco avec des scénarii de démo déjà déployés. Utile pour les démonstrations client sans partir d’une plateforme standard vierge.

Pour conclure…

Une journée très courte mais riche en renseignements en nouveautés avant la sortie de la version 5 (Avant Summit 2014) ! De très nombreuses avancés intéressante, mais une stratégie commerciale résolument plus agressive, visant à challenger les gros du secteur.

 

Article rédigé par Mamadou LY, référent technique Alfresco, et Grégory CARLIN, responsable de l’offre ECM